Analyse du contexte de travail et examen d’offres issues de deux fournisseurs
Notre mandant, une institution médicalisée pour personnes âgées, désirait renouveler son parc informatique. Pour cela, il a fait appel à deux sociétés, l’une étant le prestataire actuel de l’EMS.
Les offres reçues ont présenté une telle différence de budget (quasi du simple au double), que notre mandant en a été interpellé. Il a fait appel à nos services afin d’évaluer les propositions en question. Le mandat a, dès lors, porté sur les aspects suivants:
Étude préalable: comprendre le coeur de métier
Analyse de l'acquis et des besoins
Rapport et conclusions
Étude préalable
Comprendre le coeur de métier
Chargé du projet, M. Burri s’est rendu au sein de l’institution afin de mieux cerner la demande du client et, surtout, de définir précisément les besoins en fonction de l’infrastructure existante, ce qui n’aurait pas été possible sur simple consultation des devis reçus.
Cette première étape, cruciale, a permis de récolter de précieuses informations. La discussion avec le Directeur de l’institution a donné le ton sur le degré de satisfaction de l’infrastructure existante ainsi que sur les besoins déterminés. Par la suite, la visite des lieux a mis en évidence l’ampleur et la bonne qualité du matériel utilisé. Finalement, les différentes offres établies par les deux prestataires ont été remises à M. Burri.
L’ensemble de ces informations devait être connu pour mener à bien la suite du mandat.
Analyse de l’acquis et des besoins
Suite à la visite de l’établissement et fort des informations recueillies à cette occasion M. Burri est passé à la seconde étape du mandat, l’analyse de l’acquis et des besoins réels.
C’est à ce stade que l’examen des offres en fonction des besoins est réalisé.
Rapport et conclusions
D’un côté nous avons le coeur de métier qui est déterminé, les contraintes (combien de minutes, d’heures, de jours, pouvez-vous vous passer de votre informatique, que pourrait-on reprendre dans l’existant, quels sont les contraintes de sécurité absolument nécessaires, etc) de l’autre nous avons deux offres très différentes.
Le rapport reprend, point par point, chaque offre en mettant en évidence les aspects positifs et négatifs ainsi que des propositions d’amélioration. Le document final apporte également, après le passage en revue des offres et actions recommandées, des propositions alternatives à ce qui a été demandé. Le tout effectué dans un but d’optimiser au maximum les installations existantes et donc de diminuer les coûts de renouvellement du parc.